สิ่งที่ต้องเตรียมในการสื่อสารช่วงวิกฤตเพื่อช่วยธุรกิจของคุณ

อังคาร ๐๕ พฤษภาคม ๒๐๒๐ ๑๑:๓๙
ธุรกิจในอุสาหกรรมต่างๆ ล้วนต้องเผชิญกับสภาวะวิกฤต ซึ่งก็คือเหตุการณ์สำคัญขนาดใหญ่ที่ก่อให้เกิดผลกระทบด้านลบต่อองค์กร บริษัท ผู้คน หรือแม้กระทั่งสินค้าและบริการ ซึ่งผลลัพธ์นั้นอาจได้แก่ การสูญเสียทางการเงิน ความเสียหายต่อทรัพย์สิน การบาดเจ็บ และสูญเสียชีวิต สภาวะวิกฤตมีหลายประเภท ไม่ว่าจะเกิดขึ้นโดยเจตนา เช่น การก่อการร้าย วินาศกรรม การประพฤติมิชอบขององค์กร หรือที่เกิดขึ้นเอง เช่น ภัยพิบัติทางธรรมชาติ โรคระบาด ภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ ฯลฯ ดังนั้นการเรียนรู้และทำความเข้าใจข้อแตกต่างเหล่านั้นจะช่วยลดผลกระทบที่ตามมา
สิ่งที่ต้องเตรียมในการสื่อสารช่วงวิกฤตเพื่อช่วยธุรกิจของคุณ

เพื่อตอบสนองต่อภาวะวิกฤต องค์กรส่วนใหญ่มักจะมี “การวางแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤต” ที่เป็นแนวทางในการลดผลกระทบต่างๆ วิธีการแก้ไขนั้นสามารถปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ขณะเดียวกันแผนการสื่อสารก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลงให้ทันเหตุการณ์ เพื่อป้องกันความเสี่ยง และปัจจัยอื่นๆ อันก่อให้เกิดภาวะวิกฤตที่ยืดเยื้อสิ่งที่ต้องเตรียมในการสื่อสารช่วงวิกฤต เป็นชุดคำสั่งและคำแนะนำ มีไว้เพื่อช่วยองค์กรในการเตรียมตัว การปฏิบัติ ไปจนถึงการฟื้นตัว ซึ่งจะถูกแบ่งออกเป็นสามช่วงเวลาคือ 1. ก่อนวิกฤต 2. วิกฤต 3. หลังวิกฤต แต่ละช่วงจะมีขั้นตอนที่แตกต่างกันออกไป

ในช่วงก่อนวิกฤต จะมีการเตรียมตัวก่อนเหตุการณ์ต่างๆ จะเกิดขึ้น ขั้นตอนแรกคือการประเมินความเสี่ยงทั่วไป โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น ต่อจากนั้นจะเป็นการก่อตั้งทีมจัดการวิกฤตการณ์ ซึ่งต้องผ่านการซ้อม การจำลองสถานการณ์ร่วมกับพนักงานภายใน ขั้นตอนต่อมาคือกำหนดบัญชีรายชื่อ เพื่อการติดต่อฉุกเฉิน เช่น ตำรวจท้องถิ่น นักดับเพลิง และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนั้นต้องมีการสร้างข้อความและช่องทางประชาสัมพันธ์ต่อ พนักงาน ผู้ลงทุน สื่อมวลชน และสาธารณชน สุดท้ายคือการแต่งตั้งบุคคลที่เป็นตัวแทนของบริษัทเพื่อรายงานสถานการณ์ในภาวะวิกฤต

การปฏิบัติการในช่วงวิกฤตนั้นสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะการกระทำเหล่านี้ จะเป็นปัจจัยชี้วัดการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์วิกฤตกำลังดำเนินอยู่ ข้อมูลของวิกฤตนั้นๆ ที่ทีมจัดการวิกฤตการณ์รวบรวม จะถูกเสนอให้แด่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ เช่น ผู้บริหาร หรือคณะกรรมการ หลังจากนั้นจะมีการสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูลเหล่านั้นออกไป

มีหลากหลายวิธีในการเผยแพร่ข้อมูลและติดต่อกับสื่อมวลชน การจัดงานแถลงข่าวเป็นหนึ่งในวิธีที่พบได้ทั่วไป ตัวแทนประจำองค์กรสามารถให้สัมภาษณ์เป็นกลุ่มหรือแบบหนึ่งต่อหนึ่งโดยตรง หรือการสัมภาษณ์ผ่านทางโทรศัพท์ การประชุมทางวิดีโอ และอีเมล์ อีกทั้งองค์กรสามารถส่งข่าวประชาสัมพันธ์ให้กับสื่อได้อีกด้วย นอกจากการสื่อสารแล้ว การรับฟังก็เป็นการกระทำที่สำคัญเช่นกัน ทีมจัดการวิกฤตการณ์จะวิเคราะห์การสนทนา และเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติตามบทสนทนาเหล่านั้น ซึ่งข้อแนะนำเหล่านี้มีเพื่อให้องค์กรดำเนินการปรับปรุงการสื่อสาร

เมื่อภาวะวิกฤตนั้นสงบลง จะเป็นการเข้าสู่ช่วงหลังวิกฤต ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการปฏิบัติคือ การประเมินประสิทธิภาพของแผนการสื่อสารว่าประสบผลสำเร็จหรือไม่ เมื่อตลาดมีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือทีมจัดการวิกฤตการณ์จะต้องทบทวนและแก้ไขแผนการรับมือตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น แม้ว่ากระบวนการวางแผนอาจจะน่าเบื่อ แต่ก็มีความจำเป็นที่จะต้องทำ เพื่อให้รอดพ้นสถานการณ์วิกฤตและลดผลกระทบด้านลบต่อองค์กรและแบรนด์

ข่าวประชาสัมพันธ์ล่าสุด

๑๗:๐๐ แคสเปอร์สกี้เผย บริษัทมากกว่าครึ่งในเอเชียแปซิฟิกใช้ AI และ IoT ในกระบวนการทางธุรกิจ
๑๗:๑๔ พร้อมจัดงาน สถาปนิก'67 ภายใต้ธีม Collective Language : สัมผัส สถาปัตย์
๑๗:๓๓ โรงแรมชามา เลควิว อโศก กรุงเทพฯ จัดโปรโมชั่นฉลองเทศกาลสงกรานต์
๑๗:๓๘ มูลนิธิป่อเต็กตึ๊ง ห่วงใยชาวสระแก้ว มอบศาลาที่พักผู้โดยสาร เพื่อเป็นสาธารณประโยชน์แก่ผู้ใช้รถใช้ถนน และเพื่อเป็นที่หลบแดดหลบฝน ณ
๑๗:๔๙ มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย จัดพิธีประสาทปริญญาบัตร พร้อมมอบดุษฎีบัณฑิตกิตติมศักดิ์ 3 ท่าน
๑๗:๑๘ แน็ก ชาลี - มุก วรนิษฐ์ ชวนเปิดประสบการณ์ความเฟรช ในงาน Space of Freshtival 30 มีนาคมนี้ ที่ สยามสแควร์วัน
๑๗:๑๐ อิมแพ็ค จัดงาน Happy Hours: Wine Tasting Craft Beer ต้อนรับลูกค้าช่วงมอเตอร์โชว์
๑๗:๓๒ สำนักงานพัฒนาฝีมือแรงงานแพร่ มอบเครื่องมือพื้นฐานชุดการฝึก (ชุดเครื่องมือทำมาหากิน) รุ่นที่ 4/2567
๑๗:๕๒ ดีพร้อม ดึงผู้ประกอบการเงินทุนฯ ทั่วประเทศ เปิดพื้นที่ทดสอบตลาด จัดงาน พร้อมเปย์ ที่ DIPROM FAIR
๑๗:๔๕ เขตราชเทวีจัดเทศกิจกวดขันผลักดันผู้ค้าตั้งวางแผงค้ารุกล้ำบนทางเท้าถนนราชปรารภ