นางกอบกาญจน์ กล่าวว่าทั้งนี้ข้อมูลที่ได้รับการชี้แจงคือการดำเนินโครงการจัดประชุมหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวงหรือเทียบเท่า โดยจ้างบริษัท คอมอาร์ต โปรดักชั่น จำกัด เหตุผลความจำเป็นในการจ้าง มี 3 ข้อคือ
1. เนื่องจากการประชุมครั้งนี้ มีผู้มาร่วมงานจำนวน 580 คน ในขณะที่กระทรวงการท่องเที่ยวและกีฬาสามารถรับผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุดเพียง 250 คน (ทั้งนี้ผู้เข้าร่วมประชุมประกอบด้วยผู้บริหารระดับกระทรวง ผู้ติดตามหัวหน้าส่วนราชการ เจ้าหน้าที่ผู้จัดประชุม สื่อมวลชน เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยและจราจร รวมถึงพนักงานขับรถยนต์ เป็นต้น)
2. ข้อจำกัดทางด้านพื้นที่ซึ่งมีขนาดค่อนข้างคับแคบและจำเป็นต้องปรับห้องประชุมให้มีความเหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าประชุม ซึ่งเป็นผู้บริหารระดับสูง จึงต้องมีการปรับเรื่องที่นั่ง เครื่องฉายภาพและเครื่องเสียง รวมทั้ง ไมโครโฟนให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมและเพียงพอ
3. ข้อจำกัดด้านทรัพยากรบุคคล ซึ่งมีจำนวนน้อยและอาจมีความเชี่ยวชาญไม่เพียงพอในการจัดเตรียมอาหาร และการบริการ รวมทั้ง ขาดบุคลากรทางด้านช่างที่จะปรับสถานที่ให้เหมาะสม การตกแต่ง เป็นต้น
ข้อจำกัดดังกล่าว จึงเป็นเหตุผลสำคัญที่ผู้รับผิดชอบต้องบริหารงานให้การประชุมดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย และไม่ให้เกิดข้อบกพร่อง และเพื่อลดความเสี่ยงในการเป็นเจ้าภาพในการจัดประชุม จึงมีความจำเป็นในการจัดจ้างผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อเข้ามาจัดเตรียมการประชุมเพื่อให้เกิดความเรียบร้อย
นางกอบกาญจน์ กล่าวว่า ตนได้สอบถามว่ามีการใช้งบประมาณจำนวนเท่าไร ปลัดกระทรวงได้ ชี้แจงว่า ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการประชุมหัวหน้าส่วนราชการฯ ในครั้งนี้ เป็นวงเงินไม่เกิน 1,800,000 บาท ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ประกอบด้วย การจัดวางผังพื้นที่และตกแต่งสถานที่ จัดเตรียมเต็นท์ และการต้อนรับด้วยกิจกรรมต่างๆ รวมทั้ง จัดทำวีดีทัศน์ผลการดำเนินงานกระทรวง จัดเตรียมห้องประชุมให้มีความเหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม การบันทึกภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว และอาหารรับรองรวมทั้งบริกรเสิร์ฟอาหาร เป็นต้น ซึ่งการจัดจ้างได้ดำเนินการสืบราคากลางจากงานจ้างเดิมและราคาท้องตลาดตามระเบียบพัสดุเรียบร้อยแล้ว โดยระบุด้วยการดำเนินการในการจัดเตรียมงานในครั้งนี้ ได้คำนึงถึงเหตุผลความจำเป็นและความคุ้มค่า ประหยัดเพื่อให้การจัดเตรียมงานดำเนินไปด้วยความเรียบร้อยและประสบความสำเร็จด้วยดี
นางกอบกาญจน์ กล่าวว่า ขณะนี้ได้ให้ปลัดกระทรวงฯ ดำเนินการการให้ชี้แจงให้สื่อมวลชนได้ทราบข้อเท็จจริงที่ถูกต้องอย่างละเอียดในหลายช่องทาง อย่างไรก็ตามได้ให้ข้อท้วงติงไปว่าการใช้จ่ายเพื่อดำเนินการต่างๆ ในส่วนราชการควรเป็นไปอย่างประหยัด คุ้มค่า สูงสุด ซึ่งถือเป็นนโยบายสำคัญในเรื่องของการใช้จ่ายภาษีประชาชนของกระทรวงท่องเที่ยวฯ ในวันนี้