ภาครัฐและเอกชนในประเทศไทย จึงเล็งเห็นความสำคัญในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ทางด้านดิจิทัล ทั้งในด้าน People-Process-Technology เพื่อร่วมจุดประกายไอเดียสู่การต่อยอดในการนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้ และเปลี่ยนโฉมองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
ดร.ลิสา พัทธ์วิวัฒน์ศิริ รองผู้จัดการใหญ่ด้านปฏิบัติการและเทคโนโลยีสารสนเทศ บริษัท ไทยกรุ๊ป โฮลดิ้งส์ จำกัด (มหาชน) ได้ร่วมเสวนาในหัวข้อ "Technology trend for digital transformation" ในงาน Digital Transformation Summit 2022 ณ โรงแรมพลาซ่าแอทธินี ซึ่งจัดโดยสมาคมซีไอโอไทย (Thai Chief Information Association หรือ TCIOA) เพื่อแบ่งปันประสบการณ์ผ่านการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาปรับใช้ในองค์กร
การนำดิจิทัลมาใช้ในองค์กร
ดร.ลิสา เริ่มต้นว่า องค์ประกอบหลักในการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาปรับใช้ในองค์กร มีอยู่ 4 อย่างด้วยกัน ได้แก่ 1.People เพราะคนจะเป็นผู้ขับเคลื่อนให้เทคโนโลยีเดินไปข้างหน้าได้ 2.Process กระบวนการทำงาน เราต้องคิดต่อเนื่องว่าเมื่อนำเทคโนโลยีมาใช้ในวันนี้แล้ว จะออกแบบกระบวนการต่อไปอย่างไรให้มีความเหมาะสมกับกระบวนการทำงานในองค์กร 3.Technology โดยที่เทคโนโลยีที่เราจะนำมาใช้ไม่จำเป็นต้องมีมูลค่าแพงที่สุด แต่ต้องเหมาะสมกับองค์กร และตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า และ 4.Data การจัดฐานข้อมูลที่ดี เพราะหลายคนจะคิดว่า เราเปลี่ยนการทำงานจากการใช้กระดาษ (Offline) มาทำงานผ่านคอมพิวเตอร์ (Online) คือการทำ Digital Transformation แล้ว แต่สิ่งสำคัญคือการนำฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่ เช่น ฐานข้อมูลลูกค้า สถานะทางการเงิน ผลิตภัณฑ์ต่างๆ ฯลฯ มาใช้อย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด
เทรนด์ดิจิทัลสำหรับองค์กร
หนึ่งในดิจิทัลเทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้งานใน TGH มีอยู่ 2 เรื่อง คือ 1.Robotic Process Automation (RPA) หรือ แรงงานหุ่นยนต์ดิจิทัล ที่เราสามารถตั้งระบบให้หุ่นยนต์สามารถเข้ามาทำงานในส่วนที่เป็นขั้นตอนที่ทำเหมือนเดิม ซ้ำๆ ในทุกๆ วัน แต่ก็ไม่ใช่ทุกกระบวนการหรือขั้นตอนงานที่หุ่นยนต์สามารถทำแทนมนุษย์ได้ ดังนั้นคนจึงยังคงเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำการตัดสินใจ จากความเข้าใจในพฤติกรรมของลูกค้าที่แท้จริง
2.Digital Workflow หรือ กระบวนการทำงานที่มีขั้นตอนการไหลของงาน (workflow) แบบดิจิทัล โดยทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาปรับรูปแบบและขั้นตอนการทำงาน โดยกระบวนการทำงานที่ไม่ซับซ้อนมาก เราสามารถพัฒนาได้ภายใน 2 สัปดาห์ ซึ่งนอกจากจะทำให้พนักงานสามารถทำงานแบบ Work from anywhere ได้ทุกที่ เพื่อลดความเสี่ยงจากการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ในช่วงที่มีการติดเชื้อแพร่กระจายอย่างรวดเร็วและรุนแรงแล้ว ยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ จากเดิมที่ใช้เวลาหลายวัน สามารถลดลงได้เหลือเพียงไม่กี่ชัวโมง นอกจากนี้ยังมีการนำ Line Official Account หรือ LINE OA มาใช้เพื่อให้ลูกค้าสามารถทำบริการได้ด้วยตัวเอง โดยเอกสารที่ลูกค้า upload ผ่าน LINE OA จะสามารถส่งข้อมูลไปให้เจ้าหน้าที่ได้โดยตรงผ่านทางระบบ Digital Workflow ที่พัฒนาไว้
การเริ่มต้นนำดิจิทัลมาใช้
ดร.ลิสา กล่าวว่าการเริ่มต้นที่จะนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในองค์กร สามารถทำได้ 2 รูปแบบคือ แบบที่ 1 Enforcement คือในสถานการณ์ที่องค์กรเจอวิกฤตต่างๆ การนำเทคโนโลยีมาใช้ จะทำให้องค์กรสามารถแก้ปัญหาวิกฤต รวมทั้งบริหารความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนแบบที่ 2 Get Buy In คือการที่เราแนะนำ ให้ความรู้เรื่องเทคโนโลยีดังกล่าวให้กับพนักงานในองค์กร เพื่อให้พนักงานเข้าใจในวัตถุประสงค์ และประโยชน์ที่จะได้รับ และมาเป็นส่วนหนึ่งในการนำเทคโนโลยีนี้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน และตอบโจทย์การแข่งขันในระยะยาว
โดยตอนที่ไทยกรุ๊ป โฮลดิ้งส์ เริ่มต้นนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้งาน เราจัดคอร์สให้ผู้ใช้งานทุกคนมาร่วมพูดคุยกัน พร้อมอธิบายว่าระบบดิจิทัลคืออะไร มีวิธีการใช้งานและสามารถตอบโจทย์การทำงานและองค์กรอย่างไร หลังจากนั้นก็ให้แต่ละทีม ส่งรายชื่อกระบวนการหรือขั้นตอนงานที่ทีมคิดว่าสามารถนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้งานได้ ดังนั้นสิ่งสำคัญที่สุดคือทุกคนในองค์กรต้องร่วมมือกัน จึงจะสามารถขับเคลื่อน Digital Transformation ได้
สร้าง Mindset ร่วมกัน
ดร.ลิสา กล่าวทิ้งท้ายในงานเสวนาว่า การสร้างแนวความคิดที่มีผลต่อพฤติกรรม (Mindset) มี 3 ขั้นตอนหลัก คือ(1) การทำให้ทุกคนในองค์กรเห็นภาพที่ชัดเจนก่อนว่า เราจะทำ Digital Transformation ไปเพื่ออะไร (2) ผู้บริหารสูงสุดและผู้บริหารในแต่ละสายงาน ต้องมีความเข้าใจร่วมกันในเป้าหมายของการทำ Digital Transformation และ (3) การสื่อสารเพื่อส่งผ่านนโยบายให้พนักงานเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกันได้ ไม่ใช่ใส่เพียงแค่วัดผล KPI องค์กร
ที่สำคัญที่สุดคือ ทำอย่างไรให้ทุกคนรู้ว่า Digital Transformation มีประโยชน์ต่อเรา ถ้าเราสื่อสารได้อย่างถูกต้องและชัดเจน Mindset ที่ดีจะตามมา และถ้าองค์กรไหนยังไม่เริ่มทำ ขอให้ทำไปเลย ผ่านการเรียนรู้และเริ่มลงมือทำ เตรียมความพร้อมให้แก่พนักงาน อย่ารอพร้อม เพราะความพร้อมเป็นสิ่งที่ต้องสร้างร่วมกัน
ที่มา: ไทยกรุ๊ป โฮลดิ้งส์
