โปรแกรม HR เงินเดือนพนักงาน และการคำนวณอัตโนมัติ
ข้อดีเรื่องแรกที่ HR ควรใช้โปรแกรมช่วยทำเงินเดือน ก็คือการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ เนื่องจากพนักงานในองค์กรแต่ละคนก็มีระดับเงินเดือนที่แตกต่างกัน โดยในส่วนของรายละเอียดที่รวมอยู่ในเงินเดือนก็แตกต่างกันด้วย บางคนมีค่าคอมมิชชั่น บางคนไม่มี ค่าคอมมิชชั่นตำแหน่งนี้เท่านี้ แต่อีกตำแหน่งแตกต่างออกไป ไหนจะเรื่องการเบิกค่าทำงานล่วงเวลา รวมถึงหักเงินเดือนกรณีลาแบบไม่รับเงินอีก
นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดหลากหลายที่ทำให้การคำนวณแบบ Manual เป็นไปอย่างยากลำบาก ใช้เวลาค่อนข้างมาก และเปลืองเวลาโดยใช่เหตุ แต่ข้อดีของการใช้โปรแกรมเงินเดือนช่วย จะทำให้ HR ได้รับความสะดวก เพราะโปรแกรมจะคำนวณเงินเดือนรายคนให้แบบอัตโนมัติ เพียงแค่ป้อนข้อมูลตั้งต้นให้ถูกต้องเท่านั้น
โปรแกรม HR เงินเดือนพนักงาน และการตั้งเวลาจ่ายเงิน
โปรแกรม HR ไม่ได้แค่คำนวณเงินเดือนให้แบบอัตโนมัติเท่านั้น แต่หลายๆ โปรแกรมยังสามารถตั้งเวลาจ่ายเงินได้ โดยที่พนักงานฝ่ายบุคคลไม่ต้องดำเนินการเองให้เสียเวลา ยิ่งในองค์กรที่มีจำนวนพนักงานมากๆ หากพนักงานฝ่ายบุคคลจะต้องทำเรื่องเอาเงินเดือนไปเข้าให้พนักงานด้วยตนเอง ก็จะเสียเวลาอย่างมาก แต่ถ้าหากใช้โปรแกรมเงินเดือน ก็จะสามารถตั้งเวลาเอาไว้ได้เลยว่าจะให้บริษัทจ่ายเงินพนักงานวันที่เท่าไรของเดือน
การทำงานง่ายๆ ของพนักงานฝ่ายบุคคลคือเพียงแค่ตั้งค่าในโปรแกรมว่าจะให้มีการจ่ายเงินเดือนพนักงานวันที่เท่าไร และทำการผูกโปรแกรมกับบัญชีธนาคารที่ทางบริษัทใช้สำหรับจ่ายเงินเดือนพนักงาน ซึ่งหลายๆ โปรแกรมสามารถผูกบัญชีเงินเดือนพนักงานได้ เพียงเท่านั้นเมื่อถึงกำหนดจ่ายเงินเดือน โปรแกรมก็จะดำเนินการจ่ายเงินเดือนพนักงานให้แบบอัตโนมัติ และพนักงานฝ่ายบุคคลเองก็ไม่ต้องตั้งนาฬิกาปลุกแยกต่างหากให้ยุ่งยากด้วย
โปรแกรม HR เงินเดือนพนักงาน และการออกสลิป
สลิปเงินเดือนเป็นอีกหนึ่งเรื่องเจ้าปัญหาของหลายๆ องค์กร จนบางบริษัทมองข้ามเรื่องนี้ไปเลย มีบริษัทส่วนหนึ่งไม่ยอมออกสลิปเงินเดือนให้พนักงาน ทั้งที่สลิปเงินเดือนมีความจำเป็นกับพนักงานอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการนำไปใช้ขอสินเชื่อ การนำไปประกอบการขอวีซ่า หรือธุรกรรมอื่นๆ สลิปเงินเดือนถือเป็นสิ่งสำคัญที่ทางองค์กรควรออกให้พนักงานอย่างสม่ำเสมอทุกเดือน โดยที่พนักงานไม่ต้องร้องขอหรือเขียนคำร้องขอสลิปเงินเดือนให้ยุ่งยากเลย
สาเหตุที่องค์กรบางส่วนไม่ออกสลิปให้พนักงาน ก็เพราะความยุ่งยากในการออก ยิ่งพนักงานมาก มีระดับเงินเดือนที่แตกต่างกัน มีรายการหักค่าใช้จ่ายแตกต่างกันออกไปอีก รวมถึงมีรายละเอียดการได้รับที่แตกต่างกันด้วยในพนักงานแต่ละคน การทำสลิปเงินเดือนถือเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก หากเป็นการทำแบบ Manual ทำให้บางบริษัทมองข้ามไป แต่ปัญหานี้จะไม่เกิดขึ้นหากหันมาใช้โปรแกรมเงินเดือนหรือโปรแกรม HR
โดยโปรแกรมเงินเดือนมักเป็นโปรแกรมอัจฉริยะ มีความอัตโนมัติตั้งแต่เรื่องการคำนวณ การตั้งเวลาจ่ายเงินเดือน ไปจนถึงการออกสลิปเงินเดือน เพียงแค่ป้อนข้อมูลตั้งต้นให้ถูกต้อง โปรแกรมจะทำการชี้แจงรายละเอียดเงินเดือนให้กับพนักงานรายคนผ่านสลิปเงินเดือน และออกมาเป็นเอกสารสลิปเงินเดือนที่มีเนื้อหาละเอียด ทั้งฐานเงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าอาหารที่มีสิทธิเบิกได้ ค่าน้ำมันที่มีสิทธิเบิกได้ ค่ารักษาพยาบาลที่มีสิทธิเบิกได้ การหักส่งประกันสังคม การหักภาษี ณ ที่จ่าย ฯลฯ และโปรแกรมจะทำการออกสลิปเงินเดือนให้ทุกเดือน โดยที่พนักงานฝ่ายบุคคลไม่ต้องนั่งทำสลิปด้วยตนเอง
โปรแกรม HR เงินเดือนพนักงาน และการจัดการภาษี
ถือเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ทำให้พนักงานฝ่ายบุคคลต้องหัวหมุน นั่นก็คือเรื่องภาษีต่างๆ พนักงานแต่ละคนมีระดับเงินเดือนไม่เท่ากัน มีอัตราการจ่ายภาษีไม่เท่ากันด้วย อีกทั้งยังมีเรื่องการลดหย่อนภาษีส่วนต่างๆ และเรื่องนี้เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับกฎหมาย หากผิดพลาดจะทำให้เกิดผลเสียตามมามากมาย และถ้าหากไม่มีโปรแกรมอัตโนมัติช่วยเหลือเรื่องนี้ พนักงานฝ่ายบุคคลจะต้องจัดการด้วยตนเอง ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างมาก ตรงกันข้ามหากมองหาโปรแกรมเงินเดือนไว้ใช้งานก็จะสามารถแบ่งเบาภาระส่วนนี้ได้
โปรแกรมเงินเดือนไม่ได้แค่ทำเรื่องจ่ายเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังคำนวณให้ทุกอย่างรวมถึงเรื่องภาษี หรือการชี้แจงให้พนักงานทราบว่ามีรายละเอียดเกี่ยวกับภาษีส่วนไหนบ้าง ที่พนักงานรายนั้นต้องรับรู้ โปรแกรมจะทำการชี้แจงรายละเอียดที่ผ่านการคำนวณแบบอัตโนมัติให้ในสลิปเงินเดือน เมื่อถึงช่วงเวลาการชำระภาษีรายปี พนักงานสามารถดูข้อมูลในสลิปเงินเดือนนั้นได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องไปถามพนักงานฝ่ายบุคคลให้วุ่นวาย และพนักงานฝ่ายบุคคลก็ไม่ต้องจัดการเรื่องนี้เองให้ยุ่งยากด้วย
จะเห็นว่าโปรแกรม HR เงินเดือนพนักงาน จัดการได้ง่ายๆ ด้วยแอปพลิเคชั่น เพียงแค่ป้อนข้อมูลตั้งต้นและดำเนินการเพียงไม่กี่คลิก พนักงานฝ่ายบุคคลไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการจัดการเรื่องนี้ ที่ใช้เวลาอย่างมหาศาล สามารถนำเวลาตรงนั้นไปจัดการส่วนอื่นที่มีประโยชน์มากกว่าได้ ซึ่งสิ่งที่พนักงานฝ่ายบุคคลควรให้ความสนใจยังมีอีกหลายเรื่องที่ไม่สามารถใช้โปรแกรมทำงานแทนได้
ที่มา: ByteHR